Froland kommune har sentralisert arkivtjenesten og innført Public 360 fullelektronisk sak/arkiv system. Sentralarkivet fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder) for hele kommunen.
Froland kommune regnes som ett organ, ihht Forskrift om offentlege arkiv § 1-1.
I Froland kommune er sentralarkivet journalføringsenhet for følgende arkivserier:
| Arkivskaper
|
Type arkiv
|
Merknader
|
Ansvarlig virksomhet
|
| Froland kommune
|
Saksarkiv
|
Public 360 K-koder Arkivdel: Saksarkiv
|
Alle
|
| Personalarkiv
|
Public 360 Objektarkiv (fødselsdato, navn) Arkivdel: - Personal for de som er ansatt
|
Alle
|
| Kontrakter og Avtalearkiv
|
Skannes inn i Public 360, men original oppbevares i låsbart arkivskap.
|
Alle
|
| Utvalgsbehandling - Kommunestyret - Formannskapet - Viltnemnda - Eldrerådet - Funksjonshemmedes råd - Valgstyret - Kulturutvalg
|
Public 360 (utvalgsmodul) Arkivdel: Saksarkiv
|
Administrasjonsenheten (politisk sekretariat er administrativt plassert i denne enheten)
|
| Eiendomsarkiv
|
Public 360 Objektarkiv (gnr/bnr)
|
Teknisk virksomhet
|
| Elevarkiv
|
Visma arkiv fra 01.08.2023 , tidligere Public 360. Objektarkiv (fødselsdato, navn) En elevmappe pr. elev. Følger eleven gjennom hele skolegangen i Froland kommune Fra 02.03.2015 ble Blakstadheia skole innlemmet i Froland skole Fra 01.08.2023 går skolene over til å benytte sikker sak fra Visma med tilhørende arkivintegrasjon. Saker produsert før dette vil ligge i Public 360. Unntaket for dette vil være LOS mapper for elever som er gått ut av ungdomskolen som vil være plassert i sakarkivet i public 360
|
Skolesektoren: - Skolesjef - Froland barneskole - Mykland skole - Froland ungdomsskole - Blakstadheia skole
|
| Barnemapper
|
Public 360 Objektarkiv (fødselsdato, navn) Arkivdel for barn i barnehage
|
- Froland barnehage
|
I tillegg foreligger det spesialarkiver som arkiveres i papir ute hos ansvarlig virksomhet:
| Arkivskaper
|
Type arkiv
|
Merknader
|
Ansvarlig virksomhet
|
|
|
|
|
|
| Omsorg
|
Pasient/beboer/brukerarkiv
|
Fagsystem: Gerica Papirarkiv
|
Omsorg
|
| Økonomi (budsjett, regnskap, lønn)
|
Regnskapsarkiv
|
Fagsystem: Xledger Papirarkiv. Kasseres etter 5 år
|
Administrasjonen
|
I tillegg har barnevern elektronisk arkiv, det er barnevernet selv som er journalførende enhet.
PP-Tjenesten har elektronisk arkiv i Visma.
| Arkivskaper
|
Type arkiv
|
Merknader
|
Ansvarlig virksomhet
|
| Barnevern/sosial
|
Klientarkiv Fødselsdato og navn
|
Fagsystem: Familia Arkivsystem: Visma Samhndling Arkiv
|
Familiens hus
|
| Arkivskaper
|
Type Arkiv
|
Merknader
|
Ansvarlig virksomhet
|
| NAV
|
Klietarkiv - fødsesdato og navn
|
Fagsystem: Velferd Arkivsystem: Visma Samhandling Arkiv
|
NAV
|
| NAV
|
Klietarkiv - fødsesdato og nav
|
Fagsystem: gjeldsak Arkivsystem: visma samhandling arkiv
|
NAV
|
Samtlige av kommunens arkivserier beskrives nærmere i kapittel 4.1 arkivserier. Fagsystemer beskrives nærmere i kapittel 4.2 Elektroniske system.
