Utskriftsvennlig versjon

1.4 Arkivorganisering

Froland kommune har sentralisert arkivtjenesten og innført Public 360 fullelektronisk sak/arkiv system. Sentralarkivet fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder) for hele kommunen.
Froland kommune regnes som ett organ, ihht Forskrift om offentlege arkiv § 1-1.

I Froland kommune er sentralarkivet journalføringsenhet for følgende arkivserier:

Arkivskaper

Type arkiv

Merknader

Ansvarlig virksomhet

Froland kommune

Saksarkiv

Public 360

K-koder

Arkivdel: Saksarkiv

Alle

Personalarkiv

Public 360

Objektarkiv (fødselsdato, navn)

Arkivdel:

- Personal for de som er ansatt

Alle

Kontrakter og Avtalearkiv

Skannes inn i Public 360, men original oppbevares i låsbart arkivskap.

Alle

Utvalgsbehandling

- Kommunestyret

- Formannskapet

- Viltnemnda

- Eldrerådet

- Funksjonshemmedes råd

- Valgstyret

- Kulturutvalg

Public 360 (utvalgsmodul)

Arkivdel:

Saksarkiv

Administrasjonsenheten (politisk sekretariat er administrativt plassert i denne enheten)

Eiendomsarkiv

Public 360

Objektarkiv (gnr/bnr)

Teknisk virksomhet

Elevarkiv

Public 360

Objektarkiv (fødselsdato, navn)

En elevmappe pr. elev.Følger eleven gjennom hele skolegangen i Froland kommune

Fra 02.03.2015 ble Blakstadheia skole innlemmet i Froland skole

Skolesektoren:

- Kommunalsjef oppvekst

- Froland skole

- Mykland oppvekstsenter

Barnemapper

Public 360

Objektarkiv (fødselsdato, navn)

Arkivdel for barn i barnehage

- Froland barnehage

I tillegg foreligger det spesialarkiver som arkiveres i papir ute hos ansvarlig virksomhet:

Arkivskaper

Type arkiv

Merknader

Ansvarlig virksomhet

PP-Tjenesten

Klientarkiv

Fagsystem: PPI

Papirarkiv

PP-tjenesten

Omsorg

Pasient/beboer/brukerarkiv

Fagsystem: Gerica

Papirarkiv

Omsorg

Økonomi (budsjett, regnskap, lønn)

Regnskapsarkiv

Fagsystem: Agresso

Papirarkiv. Kasseres etter 10 år

Administrasjonsenheten

I tillegg har barnevern elektronisk arkiv, det er barnevernet selv som er journalførende enhet.

 

Arkivskaper

Type arkiv

Merknader

Ansvarlig virksomhet

Barnevern/sosial

Klientarkiv

Fødselsdato og navn

Fagsystem: Familia

Arkivsystem: Visma Flyt Arkiv

Velferd, barnevern og helse

Samtlige av kommunens arkivserier beskrives nærmere i kapittel 4.1 arkivserier. Fagsystemer beskrives nærmere i kapittel 4.2 Elektroniske system.

Laster...