|
Primærfunksjon Arkiv blir skapt som hjelpemiddel for administrasjonen og politikerne, som har daglig bruk for arkivdokumentene til saksbehandling, oppfølging, kontroll, grunnlag for beslutninger og andre formål. Dette kaller vi den primære funksjonen til arkivene. Å etablere et arkiv som dekker virksomhetens informasjonsbehov og samtidig dekker kravet til dokumentasjon av forvaltningens handlinger, ligger innenfor det som er den primære funksjonen til arkiv. Det ligger i arkivforskriften at organet har krav til å tjene hensynet til funksjonalitet og effektiv oppgaveløsning i forvaltningen. Til primærfunksjonene ligger forskjellige faser i arkivdokumentenes livssyklus: Aktivt arkiv eller arkivdanningsfasen, hvor dokumentene er til behandling eller annen aktiv bruk hos arkivskaper Bortsettingsarkiv, hvor dokumentene brukes mer sporadisk eller minimalt og er tatt ut av dagligarkivet. Sekundærfunksjon Ønsker om å bevare for kulturhistorisk formål og forskning, gjør at arkivet får en annen bruksverdi/ dokumentasjonsverdi, dvs. en sekundærfunksjon. Arkivets formål er også å dekke de juridiske behovene for organet og rettslige krav for innbyggerne. Etter at arkivene har gått ut av administrativ bruk, kan en del av arkivdokumentene få rettslig eller historisk verdi. Dette kan være materiale som dokumenterer forvaltningens saksbehandling i pasient-, klient- eller elevforhold eller som inneholder lokalhistoriske kilder som ikke finnes andre steder. Den enkelte arkivskaper handler på vegne av kommunen, og skal ta derfor vare på rettslig og historisk dokumentasjon som kommunen kan få bruk for. Dette er det vi kaller den sekundære funksjonen til arkivene. Fasen for sekundærfunksjoner i arkivdokumentenes livssyklus og ligger hovedsaklig i gjenbruk av materiale som er utgått fra daglig saksbehandling og overført til fjernarkiv eller depot. Det kan likevel være at en sekundærfunksjon opptrer i aktivt arkiv. Rettslige eller saksbehandlingsmessige forhold (søksmål og ankesaker) kan opptre i arkivdanningsfasen (perioden for aktivt arkiv). Den første saken vil da selv opptre og inneha en primærfunksjon i saksbehandlingen samtidig som f.eks. behandlings måten av saken er gjenstand for behandling. Dvs. at hovedsaken er sekundær i forhold til f.eks. en klagesak som har en primær funksjon. En annen sekundærfunksjon er at saksbehandler kan bruke en sak som eksempel for saksbehandling av andre saker av lik karakter, dvs. arkivet har fått funksjon som kunnskapslager og som virksomhetens minne. |