| Formål Ivareta alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter elektronisk, og at original på papir oppbevares i de tilfeller der dette er nødvendig. Omfang Gjelder alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter som av juridiske årsaker skal oppbevares på papir i avtaleperioden. Dette gjelder avtalene/kontrakter om kjøp, salg eiendomsrett Herunder avtaler/kontrakter:
- med minst to signaturer hvor en av avtalepartene er ekstern
- tinglyste avtaler som VIB har inngått
- skjøter og garantier
Unntak: Avtaler/kontrakter som gjelder kun en kort periode (inntil 3 mnd – skannede dokumenter bunkelegges i 3 mnd før makulering), disse skal kun ligge elektronisk, papirversjon oppbevares ikke. Bakgrunn Avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter skal registreres, skannes og arkiveres, samt at signert utgave arkiveres manuelt. Det skal gå klart fram hvor originalen befinner seg. Oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter ivaretas i arkivsaken, og det kan settes opp automatisk varsling av tidsfrister for denne type oppfølging. Arkivsaken kan avsluttes når saksbehandlingen i forbindelse med inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er ferdigstilt. Spesielt for elektroniske arkivdeler I elektroniske arkivdeler må det etableres et vedleggsarkiv for de signerte papirversjoner. Når avtale-/kontraktsperioden er slutt skal originalene tas ut av vedleggsarkivet. Skjøter, tinglyste dokumenter og garantier returneres til enhet/oppdragsgiver når avtaleperioden er utløpt og disse ikke lenger er aktuelle. Ansvar: - Oversende original underskrevet avtale/kontrakt (på papir) til arkivansvarlig for skanning, journalføring og arkivering. Det skal gis beskjed om saksnummer dersom dette eksisterer. Postmottak/arkivansvarlig: - Skanne, journalføre og arkivere kontrakter/avtaler i henhold til arbeidsbeskrivelse. - Holde oversikt over hvordan inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er oppbevart i papir ute i enhetene dersom dette er aktuelt. Arbeidsbeskrivelse - postmottak/arkivansvarlig Avtale/kontrakt/tinglyste dokument registreres i riktig sak uavhengig hvilken arkivdel saken tilhører. Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument skal ligge som egen journalpost eller som vedlegg til en journalpost. Anbud:
- Når anbudene mottas opprettes ny sak dersom det ikke er gjort.
- Tilbudet til de som får kontrakten/rammeavtalen blir registrert sammen med protokollen.
- De andre tilbudene/anbudene blir tatt vare på i 2 år før de makuleres.
- Når avtalen er signert blir tilbudet offentliggjort og går ut på postlisten.
|