Arkivforskriftens § 2-2 pålegger alle offentlige organ å ha en ajourført arkivplan. Denne skal vise hva arkivet omfatter og hvordan organet er organisert. Den må og vise hvilke instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet.

Froland kommune ønsker å bruke arkivplanen for å sikre at kommunen ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovens § 6, hvor det står at alle offentlige organ plikter å ha arkiv som er ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygge som informasjonskilder både for nåtid og ettertid.

Kommunens arkiver inneholder viktig dokumentasjon både knyttet til kommunens egen virksomhet, men og knyttet til innbyggeres rettigheter og plikter. Det er derfor viktig for kommunen å sikre at disse dokumentene ivaretas på sikrest mulig måte.

Froland kommune er definert som ett arkivorgan. Arkivplanen er overordnet for all arkivskapning i kommunen. Den gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Froland kommune. Det vil være egne rutiner knyttet til forskjellige fagfelt og arkivserier i kommunen. Disse rutinene defineres som vedlegg til arkivplanen.

Alle ledere, saksbehandlere og arkivmedarbeidere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer som planen inneholder.