Utskriftsvennlig versjon

1.1 Oppdatering/ajourhold av arkivplanen

Det er arkivleders ansvar at arkivplanen alltid er ajourført.

Det skal hvert år foretas en gjennomgang av arkivplanen med hver enkelt virksomhet. Dette skal gjøres etter følgende årshjul:

Januar: Arkivering/periodisering av arkivplan

Februar: Barnehagene

Mars: Omsorg

April: Generell vedlikehold av arkivplan

Mai: VBH (Velferd, Barnevern og Helse)

Juni:Generell vedlikehold av arkivplan

Juli:Generell vedlikehold av arkivplan

August:Generell vedlikehold av arkivplan

September: Teknisk virksomhet

Oktober:Generell vedlikehold av arkivplan

November: Froland skole, Mykland oppvekstsenter og PPT

Desember: Administrasjonsenheten, Rådmannen

Følgende temaer skal gjennomgås med virksomhetene i forbindelse med gjennomgangen:

  • Restanser, uavsluttede saker
  • Gjennomgang av opplysninger i arkivplan knyttet til virksomheten
  • Kartlegging av hva slags arkivdanning som foregår ved virksomheten
  • Kartlegging av hva som foreligger av eldre/avsluttede arkivserier ved virksomheten
  • Rutiner knyttet til arkivarbeidet ved virksomheten (utarbeide og vedlikeholde fagspesifikke arkivrutiner)
  • Kartlegging av dokumentasjon knyttet til både aktive og avsluttede fagsystemer som foreligger hos virksomheten
  • Opplæringsbehov ePhorte
  • Opplæringsbehov arkivkompetanse

Når det har vært en gjennomgang med samtlige virksomheter skal et eksemplar av arkivplanen arkiveres i kommunens saksarkiv.

Laster...