Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både papirbaserte og elektroniske arkiver.

Kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot.

Depotordningen har følgende basisoppgaver:

• Ta imot avleveringer i henhold til instruks
• Vedlikeholde arkivkatalog i henhold til avleveringslistene
• Gi brukere tilgang til kommunens historiske arkiv i samsvar med de regler som er fastsatt i denne planen, og gi rettledning i forhold til dette

Froland kommune har som plan at Aust-Agder Arkivet skal ha oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. Aust-Agder Arkivet er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene.

Eldre arkiv skal i Froland avleveres etter 8 år. Materiale som blir overført til depot, skal være kassasjonsbehandlet.
Etter avlevering til Aust-Agder overføres ansvaret for arkivene til Aust-Agder Arkivet.

Det påhviler de enkelte virksomhetene å avlevere arkiv til Aust-Agder Arkivet etter gjeldende retningslinjer.

Depotordning personregistre
Personregistre med sensitivt innhold skal avleveres til Aust-Agder-Arkivet 10 år etter at de er ute av aktivt bruk. Det avleverte materialet skal være kassasjonsbehandlet og listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet gjelder for.
Regler for avlevering av arkiv med personopplysninger til arkivdepot, se Periodiske arkivrutiner.