Arkiv skal oppbevares i lokale som er sikra mot brann og vannlekkasjer og er utilgjengelig for uvedkommende. Klimaet i arkivlokalene skal være stabil innenfor grenseverdiene 15-20 oC og 40 – 60 % relativ luftfuktighet (RLF).

Aktivt arkiv kan oppbevares i kontorlokaler når disse tilferdsstiller de generelle sikringskravene. Bortsettingsarkiv bør oppbevares i spesialrom for arkiv, og eldre og avslutta arkiv skal oppbevares i slike lokaler. Det er gjort rede for kravene til spesialrom for arkiv i arkivforskriftenes kap. V.

Bortsettingsarkiv

Froland kommune har ett bortsettingsarkiv. Dette er lokalisert i 1.etasje ved kommunehuset, Osedalen. Dette arkivlokalet tilfredsstiller de krav som stilles i arkivforskriftens kap V. Regler for hvem som har tilgang til, samt bruk av dette lokalet er beskrevet i arkivplanens kapittel 2.3.

Aktivt arkiv

Sentralarkivet for Froland kommune er lokalisert i 2.etasje ved kommunehuset, Osedalen. Det er utarbeidet regler for hvem som har tilgang til dette lokalet. Disse reglene, samt ajourført oversikt over hvem som har tilgang beskrives i arkivplanens kapittel 2.3.

De øvrige aktive arkivseriene som er fagrelatert foreligger ved aktuell virksomhet i kommunen. Virksomhetene er selv ansvarlig for at disse oppbevares slik at de tilfredsstiller generelle sikringskrav. Avsluttede arkivserier skal overføres til kommunens bortsettingsarkiv.