Det er arkivleders ansvar at arkivplanen alltid er ajourført.

Det skal hvert år foretas en gjennomgang av arkivplanen med hver enkelt virksomhet. Dette skal gjøres etter følgende årshjul:

Januar: Arkivering/periodisering av arkivplan

Februar: Barnehagene

Mars: Omsorg

April: Generell vedlikehold av arkivplan

Mai: VBH (Velferd, Barnevern og Helse)

Juni:Generell vedlikehold av arkivplan

Juli:Generell vedlikehold av arkivplan

August:Generell vedlikehold av arkivplan

September: Teknisk virksomhet

Oktober:Generell vedlikehold av arkivplan

November: Froland skole, Mykland oppvekstsenter og PPT

Desember: Administrasjonsenheten, Rådmannen

Følgende temaer skal gjennomgås med virksomhetene i forbindelse med gjennomgangen:

• Restanser, uavsluttede saker
• Gjennomgang av opplysninger i arkivplan knyttet til virksomheten
• Kartlegging av hva slags arkivdanning som foregår ved virksomheten
• Kartlegging av hva som foreligger av eldre/avsluttede arkivserier ved virksomheten
• Rutiner knyttet til arkivarbeidet ved virksomheten (utarbeide og vedlikeholde fagspesifikke arkivrutiner)
• Kartlegging av dokumentasjon knyttet til både aktive og avsluttede fagsystemer som foreligger hos virksomheten
• Opplæringsbehov 360
• Opplæringsbehov arkivkompetanse

Når det har vært en gjennomgang med samtlige virksomheter skal et eksemplar av arkivplanen arkiveres i kommunens saksarkiv.